摘要：幾年前，歐亞集團(tuán)還有著跨部門工作協(xié)調(diào)難，存在信息孤島；工作流程繁瑣，權(quán)責(zé)不清；企業(yè)文化推廣難等重重困難。自從打造了OA信息化管理系統(tǒng)，歐亞形成了有效的OA管理模式以及打造了快捷、準(zhǔn)確、全面的系統(tǒng)。隨著和泛微合作的深入，歐亞在發(fā)展道路上遇到的困難一一突圍，已構(gòu)建出新的管理模式！

在長(zhǎng)春，歐亞集團(tuán)（600697）這個(gè)名字等同于一個(gè)奇跡。30年前還是個(gè)僅有總資產(chǎn)200萬元名不見經(jīng)傳的小商店，愣是在長(zhǎng)春打造出自己的天地。如今，歐亞集團(tuán)不僅成為了吉林省的商業(yè)龍頭企業(yè)，而且在全國(guó)商業(yè)企業(yè)中也是國(guó)內(nèi)大型商業(yè)企業(yè)，中國(guó)500強(qiáng)企業(yè)。2012，歐亞摘得了滬深兩市上市50多家商業(yè)類上市公司“持續(xù)增長(zhǎng)能力最強(qiáng)公司”的桂冠。

歐亞集團(tuán)總是讓人感到有新東西，感到企業(yè)在不斷進(jìn)步。7月，歐亞集團(tuán)信息化部門經(jīng)理劉經(jīng)理在“卓越組織運(yùn)營(yíng)—大OA信息化實(shí)踐分享論壇長(zhǎng)春站”發(fā)表演說，他認(rèn)為歐亞集團(tuán)現(xiàn)在可以說是企業(yè)的管理機(jī)制發(fā)生了很大變化。歐亞集團(tuán)全面實(shí)施扁平化管理，從管理手段上，從傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為信息化管理，信息化見證了歐亞集團(tuán)的新起點(diǎn)！

管理的困境

• 跨部門工作協(xié)調(diào)難，存在信息孤島

由于歐亞龐大的組織架構(gòu)，跨部門工作協(xié)調(diào)顯得很難，部門間和各系統(tǒng)間都存在信息孤島。每個(gè)部門的工作記錄，基礎(chǔ)資料，歷史數(shù)據(jù)，工作的經(jīng)驗(yàn)心得由于缺少公共平臺(tái)，均由部門自行管理，隨時(shí)間的流逝、人員的變更、組織架構(gòu)的變化，導(dǎo)致珍貴資料的丟失、遺漏；歐亞的信息化系統(tǒng)包括業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的ERP系統(tǒng)；會(huì)員管理CRM系統(tǒng)；智能分析BI系統(tǒng)；財(cái)務(wù)NC系統(tǒng)……各系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行急需整合在同一公共平臺(tái)，急需統(tǒng)一的工作溝通平臺(tái)。

• 工作流程繁瑣，權(quán)責(zé)不清，工作量繁重

劉經(jīng)理談道，當(dāng)時(shí)集團(tuán)工作流程繁瑣，責(zé)認(rèn)不清，權(quán)利不明，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：部門結(jié)構(gòu)龐大，導(dǎo)致工作流程繁瑣；缺乏實(shí)效性，導(dǎo)致工作流程延誤；缺乏可溯性，導(dǎo)致工作流程責(zé)任不清；流程難以達(dá)成共識(shí)，導(dǎo)致工作流程權(quán)利不明。此外，在工作流程不明確的情況下，繁重的工作量更是雪上加霜。劉經(jīng)理舉例道，以2012年某月歐亞商都的臨時(shí)扣款單為例，首先每月20-25日核算員手工填單，主管領(lǐng)導(dǎo)審批。到了26日至月末，業(yè)務(wù)錄入員系統(tǒng)錄入，這樣浪費(fèi)了大量紙張，造成了繁重的工作量，錄入的數(shù)據(jù)也未必完全正確。

• 企業(yè)文化推廣難

商場(chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)，企業(yè)要得“道”，不能靠人管，不能靠制度管，只能靠堅(jiān)實(shí)的文化底蘊(yùn)，才能達(dá)到“上下同欲”的境界。對(duì)此，劉經(jīng)理坦言：“小型企業(yè)靠人管；中型企業(yè)靠制度；大型企業(yè)靠文化�！彼�以，對(duì)于歐亞集團(tuán)這樣的大型企業(yè)而言企業(yè)文化的重要性不言而喻。歐亞發(fā)展過程中，急需一個(gè)企業(yè)文化的推廣平臺(tái)。

信息化促進(jìn)管理扁平化

• 解決跨部門協(xié)調(diào)難：建立多部門共識(shí)的標(biāo)準(zhǔn)流程體系

通過泛微的制度落地平臺(tái)將成熟的、有制度可循的業(yè)務(wù)流程的規(guī)則固化下來。再?gòu)?qiáng)大的文化宣傳都不如公司對(duì)待制度和規(guī)則的態(tài)度，將紙面的制度和規(guī)則在系統(tǒng)中固化落地，有助于企業(yè)上下建立統(tǒng)一的做事原則。制度執(zhí)行的效率、效果的分析和干預(yù)有助于形成積極向上的工作氛圍，將拖沓和推諉呈現(xiàn)出來，并予以干預(yù)和改進(jìn)。

流程協(xié)同不但提升了流程的效率，更體現(xiàn)了公司所特有的企業(yè)文化。此外，除流程外，還在平臺(tái)上建立了會(huì)議通知、通知公告、日程安排等等。

• 解決信息孤島的問題：縱向工作流的解決——企業(yè)知識(shí)

企業(yè)新員工在入職的第一天起，就可以通過泛微協(xié)同平臺(tái)的入職培訓(xùn)歷程圖自助式地開展崗前培訓(xùn)。將企業(yè)顯性知識(shí)的傳遞系統(tǒng)化、流程化。在平臺(tái)的支撐下，企業(yè)培訓(xùn)方式全面轉(zhuǎn)向在線教育和能力提升。員工們不再是被動(dòng)接受，而是主動(dòng)參與到能力提升的過程中來。

據(jù)悉，每個(gè)部門還紛紛建立了部門知識(shí)地圖。通過沉淀每個(gè)部門老員工的知識(shí)資源，供全員分享，也為新進(jìn)的員工提供良好的知識(shí)儲(chǔ)備。如此，實(shí)現(xiàn)了群眾智慧的激發(fā)、使大量無形知識(shí)資產(chǎn)的積累，方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料，提升知識(shí)的開發(fā)和利用效率。

信息部知識(shí)地圖示例

• 解決信息孤島的問題：橫向業(yè)務(wù)流的解決——系統(tǒng)報(bào)表和單點(diǎn)登錄

以O(shè)A為中心，集成ERP、財(cái)務(wù)軟件、官方門戶網(wǎng)站、郵件系統(tǒng)、HR系統(tǒng)……并把這些系統(tǒng)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)抽取出來，建立“OA報(bào)表系統(tǒng)”，系統(tǒng)集成性也是當(dāng)初歐亞在OA選型中所看重的。這樣，管理層可透視報(bào)表門戶直觀、清晰的異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，為決策提供了依據(jù)。

報(bào)表門戶示例

• 解決工作缺乏時(shí)效性、可溯性、共識(shí)性

缺乏實(shí)效性，導(dǎo)致工作流程延誤。按照流程緊急程度采用PC即時(shí)提醒、手機(jī)端、短信通知三種即時(shí)提醒模式。

缺乏可溯性，導(dǎo)致工作流程責(zé)任不清，通過平臺(tái)的“記憶力”使歷史數(shù)據(jù)永久保存。

流程難以達(dá)成共識(shí)，導(dǎo)致工作流程權(quán)利不明，現(xiàn)在重要流程多部門聯(lián)合共同確認(rèn)。

• 建立企業(yè)文化推廣平臺(tái)

企業(yè)BBS（協(xié)作區(qū)）成為了歐亞主要文化推廣平臺(tái)�；�于某一項(xiàng)貫穿全集團(tuán)的戰(zhàn)略性工作，將企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)業(yè)務(wù)單元、各部門的員工聚合在一起，高效的開展工作。打破了業(yè)務(wù)單元、部門之間的組織壁壘。協(xié)作區(qū)將文件、流程、客戶、供應(yīng)商、項(xiàng)目、任務(wù)等聚合在一起，使得協(xié)作有據(jù)可依，避免空談。協(xié)助組成員可以直接在協(xié)作區(qū)發(fā)表意見，共同確定某一件事項(xiàng)，將集體智慧匯聚在一起，營(yíng)造和諧企業(yè)文化氛圍。

歐亞集團(tuán)的OA信息化管理系統(tǒng)，形成了有效的OA管理模式以及打造了快捷、準(zhǔn)確、全面的系統(tǒng)，為經(jīng)營(yíng)決策、經(jīng)營(yíng)管理提供了準(zhǔn)確的參考依據(jù)，取得了非常顯著的管理成效。

隨著和泛微合作的深入，歐亞這只在發(fā)展道路上遇到重重困難的“鷹”已構(gòu)建出新的管理模式，長(zhǎng)出了新的羽毛，重新展翅高飛，重新得力再過下一個(gè)30年的歲月！