泛微全新檔案管理產(chǎn)品——文書定，提供一體化、全生命周期的數(shù)字化檔案管理解決方案，讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗。

傳統(tǒng)雙套制的檔案管理模式下紙質檔案管理成本高、工作繁瑣，仍舊需要將大量的電子文檔打印成紙質檔案再進行相應的管理。

面臨收集難、管理難、整理難、利用難的問題：

檔案資料收集困難：檔案分散，收集工作麻煩，資料提交收集情況不明；

手動整理工作量大：重復錄入電子檔案，信息管理混亂，整理工作量大；

檔案鑒定流程繁瑣：鑒定步驟復雜，程序繁瑣，湊齊人員難，費時費力；

檔案的利用效率低：檔案利用效率低，無法多人同時多人借閱，易混淆。

隨著數(shù)字化進程不斷推進，國家對檔案的管理也提倡使用電子化的方式，明確了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等的法律效力，可以作為檔案直接歸檔：

泛微文書定-檔案全生命周期管理，實現(xiàn)從檔案的收集、著錄、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀為一體的全生命周期管理，能夠和流程結合起來，經(jīng)過相關領導的審批、授權后由系統(tǒng)自動執(zhí)行。

文書定-檔案管理產(chǎn)品核心亮點

一、多種門類檔案統(tǒng)一管理

泛微數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不僅能夠管理電子檔案，同時也能通過系統(tǒng)管理傳統(tǒng)的各種載體檔案，包括文件檔案、會計檔案、照片檔案、科技檔案、實物檔案等。

二、電子檔案的完整歸檔

泛微OA天然具備電子檔案管理的要素，在工作中以多種方式和渠道自動獲取檔案并自動歸檔，能夠實現(xiàn)電子檔案100%歸檔。

同時，在檔案管理過程中融入電子簽能力來保證檔案的唯一性和防篡改。

三、檔案多維度檢索·3秒可查

為了方便用戶對檔案的查閱，系統(tǒng)具備了全文檢索的能力，支持對檔案數(shù)據(jù)及圖片進行查詢，同時也支持通過關鍵字、組織、時間、標簽等進行多維度的條件檢索，可以做到3秒內定位目標檔案。

四、多方式多渠道接收檔案

泛微文書定檔案管理的收集方式靈活便捷，可以根據(jù)客戶的實際情況以全自動或者半自動的方式執(zhí)行，多種方式、多種渠道可以組合應用。包括流程驅動接收、系統(tǒng)接口互通，手動批量上傳等。

五、檔案門類·鑒定·銷毀全過程管控

靈活定義檔案門類，鑒定銷毀全過程管控。

六、全文檢索·線上借閱

針對檔案的利用，文書定提供了全文檢索的功能，可以讓用戶快速的找到他想要查看的檔案。

公開的檔案可以直接自助借閱，有些檔案系統(tǒng)有嚴密的權限控制，允許借閱的，可以直接觸發(fā)相應的借閱流程，通過審批后即可借閱。

系統(tǒng)可以設定借閱的時間，時間一到、即可收回權限，可以支持多人同時借閱，讓檔案的價值充分發(fā)揮。

七、真實·完整·可用·安全

文書定提供了針對電子檔案的“四性”檢測功能，檢測完成后會自動生成相應防篡改的數(shù)字報告，對檔案的證據(jù)特性提供更強力的保障。

八、數(shù)據(jù)·行為·日志鎖定

文書定檔案系統(tǒng)還可以針對系統(tǒng)內的信息數(shù)據(jù)、用戶行為、系統(tǒng)日志進行相應的鎖定，從而滿足對內實現(xiàn)可溯可查，對外可以滿足監(jiān)管、審計等多方面的要求。

九、一站式的檔案管理門戶

為組織建立一站式的檔案管理門戶，統(tǒng)一管理，所有文件可歸檔到一個檔案中心，為不同崗位、不同角色的用戶提供個性化的服務。

十、方便集成.可視化配置

可以通過可視化配置的方式輕松完成與外部異構系統(tǒng)的對接，后臺靈活定義界面、表單、流程、權限、元數(shù)據(jù)等。讓各個系統(tǒng)中需要歸入檔案系統(tǒng)的相應數(shù)據(jù)第一時間歸檔。

十一、全面適配信創(chuàng)環(huán)境

文書定全面適配從硬件服務器到操作系統(tǒng)、中間件等的全棧信創(chuàng)環(huán)境。

結語

泛微文書定檔案管理產(chǎn)品全面符合國家的法律法規(guī)的要求，覆蓋了檔案全生命周期的管理，能夠對電子檔案實現(xiàn)100%歸檔管理；具備強大的搜索引擎可以讓檔案的查找更加便捷；實現(xiàn)電子文件防篡改，并且可以第三方存證；能夠方便地通過可視化配置的方式與外部系統(tǒng)集成連通。