市場經(jīng)濟下，合同已成為交易的基本工具。如何規(guī)避合同過程中的各類風(fēng)險，有效實現(xiàn)合同目的，影響著組織管理和業(yè)務(wù)經(jīng)營。

傳統(tǒng)的合同管理模式下，身份、合規(guī)、效率等多方面存在著風(fēng)險問題，這些都是組織合同和業(yè)務(wù)安全規(guī)范管理的隱患點。

泛微通過低代碼構(gòu)建平臺、對接內(nèi)外系統(tǒng)、構(gòu)建可信身份，結(jié)合各類組織運營中的實際情況，搭建了一個可信、高效、安全、協(xié)同的全程數(shù)字化合同管理平臺，讓合同高效流轉(zhuǎn)的同時，確保擬稿、簽訂、履約、歸檔過程中的各種風(fēng)險都能被及時預(yù)警。

合同擬稿、簽訂、用印、履約、歸檔

全過程風(fēng)險管理

一、合同擬稿過程風(fēng)險管控

01-合同內(nèi)容條款必須清晰、明確

組織需求：

合同的內(nèi)容條款直接關(guān)系著合同履約，必要描述清晰、明確，避免使用含義模糊的表述，否則一旦發(fā)生糾紛，法院無法認(rèn)定合同成立。

泛微解決方案：

泛微通過智能化組件，實現(xiàn)了規(guī)范合同范本，智能提取合同內(nèi)容、智能文本比對、條款預(yù)審等。

①限定合同條款修改范圍：

格式合同中常常包含了很多不可修改的商務(wù)條款來規(guī)避風(fēng)險，因此泛微通過設(shè)定格式合同模板，限定修改范圍，僅允許修改部分條款和內(nèi)容，進(jìn)一步規(guī)范合同文本，避免風(fēng)險。

（合同文本鎖定）

②合同關(guān)鍵詞檢測功能：

泛微通過建立敏感詞、關(guān)鍵詞庫，例如必須、違反、金額等字眼，系統(tǒng)自動從文本中提取出來，高亮顯示，方便審核和修正，有助于聚焦合同關(guān)鍵信息以及風(fēng)險信息。

（關(guān)鍵詞高亮）

③合同內(nèi)容修改留痕：

在磋商、審批過程中，合同文本能夠在線編輯、修改留痕，自動保存為新的版本，各方意見都會被完整的記錄下來，隨時回溯合同修改過程，確保合同文本內(nèi)容一致性。

（在線編輯、留痕）

二、合同簽訂過程風(fēng)險管控

01-審批過程風(fēng)險如何自動提示？

組織需求：

不同的合同，有不同的審批權(quán)責(zé)，制度落地難。同時，合同審批的過程周期長，審批環(huán)節(jié)和角色多，審批過程無法實時的跟蹤與提醒，效率低。

泛微解決方案：

智能審批助手：

起草完成后，根據(jù)合同類型，智能預(yù)測審批環(huán)節(jié)和人員，明確各崗位職責(zé)。

合同審批中，通過智能協(xié)同助手自動關(guān)聯(lián)審批要點數(shù)據(jù)，與合同相關(guān)的預(yù)算信息、預(yù)付款信息、價格信息、相對方資信、歷史合同信息等，立體展現(xiàn)，自動審核，幫助快速決策。

（合規(guī)檢測）

02-合同相對方身份怎么確認(rèn)？

組織需求：

相對方人員真實的身份和意圖有的時候難以判斷：可能組織是真實存在的，但是組織的法人并沒有授權(quán)該人員進(jìn)行商務(wù)合作；更有甚者冒充其他組織人員、使用蘿卜章進(jìn)行合同簽署。

身份無法保障真實性，合同、數(shù)據(jù)更加沒有真實可信可言，會給組織造成巨大的經(jīng)濟和名譽損失。

泛微解決方案：

相對方管理：

首先泛微通過嚴(yán)格的相對方準(zhǔn)入審批，對相對方進(jìn)行全方位資格審核、企業(yè)認(rèn)證和個人認(rèn)證，從源頭降低合作風(fēng)險。

（個人認(rèn)證）

并且定期通過對于其他業(yè)務(wù)部門的流程化審批確認(rèn)相對方的評級情況，形成以相對方為中心的分析報告。

（相對方管理臺賬）

合同審批中，簽約相對方的資信信息自動嵌入，隨時獲取相對方最新信息，是否有經(jīng)營、信用風(fēng)險等，防范交易風(fēng)險。

（相對方管理）

03-合同機密信息如何防止泄露？

組織需求：

在磋商、履行合同過程中，不可避免地接觸到交易伙伴的商業(yè)信息甚至是商業(yè)秘密，在磋商、履行合同乃至履行完畢后禁止泄露或者使用這些信息，否則將可能承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

泛微解決方案：

①合同文本的水印管控：

為了防止合同截屏和拍攝，從而造成合同信息泄露，合同審批過程中合同表單和合同文本都可以動態(tài)添加水印，標(biāo)明查閱人員信息和時間信息，便于回溯定位。

（合同水�。�

②合同操作的身份認(rèn)證：

與供應(yīng)商的交流、相互間傳送的檔案、承諾文件，通過真實的身份傳遞，從而保障數(shù)據(jù)真實有效，不被篡改。

對內(nèi)，各崗位人員也都需要通過實名認(rèn)證，確保身份真實可信，合同所有操作都會真實記錄下來，不可篡改，便于回溯。

（多種方式認(rèn)證）

三、合同用印過程中的風(fēng)險管控

01-公司公章如何安全保管、使用？

組織需求：

組織要建立完善的公章保管、使用的制度，杜絕盜蓋偷蓋等可能嚴(yán)重危及組織利益的行為。

在傳統(tǒng)印章的管理模式下，合同簽署用印的效率低，打印、快遞成本高；印章如果下放到分子公司，印章的使用與管理風(fēng)險大，無法做到印章的實時化監(jiān)控。

泛微解決方案：

印控一體化平臺：

泛微提供對于合同印章從申請、授權(quán)、使用、銷毀全過程管理，能夠?qū)τ谟≌碌臋?quán)限提供管理人、使用人等權(quán)限控制。

（印章管理臺賬）

合同審批完成后，通過對接電子簽章軟件，在一條流程中完成用印，可以加蓋時間戳包括騎縫章，實現(xiàn)審批用印一體化，防止合同文本不一致。所有用印信息，時間、地點、用印合同、使用人都完整記錄下來。

（合同電子簽署）

02-如確保簽署的電子合同真實有效？

組織需求：

完備的書面合同對于保證交易安全、維系與客戶之間的長久關(guān)系十分重要。特別是一式多份的書面合同，必須保持合同用印文件、審核文件一致性，保持電子文件和紙質(zhì)文件保持一致。

在合同蓋章過程中，特別是多頁合同，需要加蓋騎縫章并在緊鄰合同書最末一行文字處簽字蓋章，防止換頁、添加等行為改變合同內(nèi)容，侵害組織權(quán)益。

泛微解決方案：

①用印、簽字確保真實意愿：

用印確認(rèn)時，需要進(jìn)行身份認(rèn)證，保證用印的自主意愿。通過數(shù)字簽名、時間戳等技術(shù)，防篡改；通過電子簽章簽署的電子合同具有法律效力。

②合同驗真：

為了確保回傳的電子合同同樣是有效的，泛微的合同管理提供對于電子簽章的真?zhèn)芜M(jìn)行快速鑒別，只需要上傳接收到的合同PDF檔案，系統(tǒng)就可以解析出相關(guān)的合同電子簽章信息。

（電子合同驗真）

③防偽打�。�

如果相對方仍需要紙質(zhì)合同來進(jìn)行簽署，則可以通過合同的防偽打印進(jìn)行輸出，系統(tǒng)可以在文件打印輸出時在文件右上角自動添加動態(tài)防偽碼，通過光柵片覆蓋就能夠查看到隱含的數(shù)字和圖像，無法復(fù)制打印，確保紙質(zhì)文件不會被抽換頁碼，保證了紙質(zhì)合同的安全可靠。

（防偽頁碼）

四、合同履約過程中的風(fēng)險管控

01-履約記錄如何留痕？

組織需求：

與合同簽訂和履行相關(guān)的發(fā)票、送貨匯款憑證、驗收單據(jù)、電子郵件、傳真、信函等資料；以及合同變更記錄，包括數(shù)量、價款、交貨、付款期限等，需要妥善保管、留下憑證，為雙方之間的合同提供有力證明。

泛微解決方案：

合同收付款、收票、開票、變更等詳細(xì)信息，系統(tǒng)自動匯總，同步更新至臺賬，方便管理層查詢業(yè)務(wù)實際執(zhí)行情況，所有記錄均可追溯。

（合同開票記錄）

同時，泛微合同管理平臺提供了風(fēng)險埋點功能，自動識別履約過程中存在的相應(yīng)風(fēng)險點，并實時預(yù)警與提醒，防范合同履約風(fēng)險。

（風(fēng)險埋點）

02-付款方式如何保證可靠？

組織需求：

確定付款方式時，無論是付款方還是收款方，盡量通過銀行進(jìn)行結(jié)算。人工現(xiàn)金結(jié)算情況下，簽收效力認(rèn)定可能會有不必要的麻煩。

泛微解決方案：

泛微實現(xiàn)合同的收付款標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，關(guān)聯(lián)發(fā)票以及合同履約，并且依據(jù)預(yù)算情況、項目執(zhí)行情況、實現(xiàn)對于收付款的進(jìn)度控制。所有付款統(tǒng)一提交付款申請，需要關(guān)聯(lián)合同、款項、訂單與發(fā)票。

（合同打通業(yè)務(wù)、財務(wù)系統(tǒng)）

03-相關(guān)員工離職，如何無縫銜接？

組織需求：

若是相關(guān)業(yè)務(wù)人員離職，容易造成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)丟失、客戶資源被帶走、業(yè)務(wù)服務(wù)中斷、合同履行中斷等問題。

泛微解決方案：

為了防止因為銷售離職產(chǎn)生的客戶流失，可以直接通過企業(yè)微信把離職銷售的客戶分配給其他銷售繼續(xù)跟進(jìn)，原有的標(biāo)簽、需求、備注一鍵同步交接，確保合同繼續(xù)履行，客戶不流失。

（離職客戶繼承）

五、合同歸檔中的風(fēng)險管控

01-合同內(nèi)容如何100%歸檔？

組織需求：

合同簽訂以及履約過程中的相關(guān)資料十分有價值。但是傳統(tǒng)模式下，合同的存放、查詢、防篡改都很難解決，時間久了，就成為了故紙堆，無法快速定位合同的相關(guān)所有信息。

泛微解決方案：

所有合同文檔、相關(guān)的簽批件、訂單信息、發(fā)票、詢證函、銀行回執(zhí)都可以自動電子歸檔，紙質(zhì)文檔通過OCR識別歸檔，實現(xiàn)100%電子化歸檔；

提供多個維度便捷的電子合同文本檢索；通過數(shù)字簽名保障合同文本防篡改；提供電子合同的存證服務(wù)進(jìn)一步保障法律效力。

（合同文件歸檔）

結(jié)語

數(shù)字化分析與風(fēng)險預(yù)警能力，提升了合同風(fēng)險的防范能力，并且能提供數(shù)據(jù)支撐；電子簽約的形式和可信身份認(rèn)證，幫助組織規(guī)避印章使用、簽約風(fēng)險，提高組織全程數(shù)字化的管理能力。