盡管所有會(huì)計(jì)解決方案都包含財(cái)務(wù)管理的基本功能，但不同產(chǎn)品之間的功能存在顯著差異。因此，至關(guān)重要的是要通過(guò)評(píng)估解決方案的功能如何幫助您滿足特定需求來(lái)了解其健壯性。會(huì)計(jì)軟件的要求可能會(huì)因公司規(guī)模和行業(yè)以及公司的地理位置而異。

會(huì)計(jì)系統(tǒng)應(yīng)適應(yīng)您現(xiàn)有的流程。重要的是要知道貴公司的哪些用戶需要采取哪些步驟才能有效地轉(zhuǎn)移資金。然后，您可以將搜索量身定制為一個(gè)系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以處理您的工作流程并自動(dòng)執(zhí)行或簡(jiǎn)化該過(guò)程中的步驟。

準(zhǔn)備將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)從舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到新系統(tǒng)也很重要。這對(duì)于實(shí)現(xiàn)成功至關(guān)重要，原因有幾個(gè)，其中之一就是您的數(shù)據(jù)需要匹配新系統(tǒng)中的字段以保持其準(zhǔn)確性。不完整或不正確的數(shù)據(jù)可能會(huì)完全改變您的數(shù)字和財(cái)務(wù)報(bào)表；還必須保留歷史數(shù)據(jù)以用于合規(guī)性目的和分析。確保您了解需要保留哪些文件以符合財(cái)務(wù)法規(guī)。同樣，您可以傳輸?shù)臍v史信息越多，報(bào)告的相關(guān)性就越高。

會(huì)計(jì)軟件的主要優(yōu)點(diǎn)

通過(guò)消除計(jì)算中的人為錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)來(lái)提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。通過(guò)加強(qiáng)影響法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的活動(dòng)來(lái)保持政府合規(guī)性。通過(guò)自動(dòng)計(jì)算和簡(jiǎn)化的工作流程來(lái)加快整個(gè)會(huì)計(jì)流程。在中央位置輕松組織和訪問(wèn)數(shù)據(jù)�？焖賲R總各種會(huì)計(jì)報(bào)告。有效地將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳遞到組織中的各個(gè)部門。

為什么使用會(huì)計(jì)軟件？

會(huì)計(jì)軟件的主要目的是管理公司的財(cái)務(wù)信息。通過(guò)使用會(huì)計(jì)軟件，公司可以跟蹤成本，收入和盈利能力，并遵守財(cái)務(wù)法規(guī)和會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。

什么人會(huì)使用會(huì)計(jì)軟件？

會(huì)計(jì)，會(huì)計(jì)，首席財(cái)務(wù)官（CFO）和會(huì)計(jì)部門的其他成員使用會(huì)計(jì)軟件。根據(jù)公司的規(guī)模及其運(yùn)營(yíng)的復(fù)雜程度，會(huì)計(jì)部門的規(guī)�？赡軙�(huì)有所不同，可以包括一名負(fù)責(zé)所有事務(wù)的人員或許多負(fù)責(zé)特定財(cái)務(wù)操作（例如應(yīng)付賬款，應(yīng)收賬款，現(xiàn)金管理或費(fèi)用管理）的員工。

獨(dú)立會(huì)計(jì)師或?yàn)榭蛻艄芾碡?cái)務(wù)的會(huì)計(jì)公司也可以使用它。外部會(huì)計(jì)師可以使用自己的軟件來(lái)幫助客戶，或者他們可能需要使用客戶的軟件。

最后，對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況感興趣的高管和企業(yè)所有者使用會(huì)計(jì)軟件。高管通常需要訪問(wèn)報(bào)告和儀表板，并且很少管理交易或任何其他會(huì)計(jì)活動(dòng)。

會(huì)計(jì)軟件種類

不同類型的會(huì)計(jì)軟件之間可能存在巨大差異。會(huì)計(jì)解決方案可以是非常通用的，并通過(guò)為中型和大型公司提供特定于行業(yè)的功能來(lái)提供任何公司都可以使用或極其復(fù)雜的基本功能。交付模型和解決方案模塊的交付方式也很重要。

套件與最佳組合–會(huì)計(jì)系統(tǒng)可用于管理涉及支付的業(yè)務(wù)的任何方面，但是許多系統(tǒng)只是準(zhǔn)系統(tǒng)：應(yīng)付賬款和應(yīng)收賬款。套件系統(tǒng)通常提供許多模塊，這些模塊集成了庫(kù)存，費(fèi)用，時(shí)間跟蹤，工資單等，并使這些帳戶之間的對(duì)帳變得容易且自動(dòng)化。專業(yè)化程度更高的公司可能會(huì)更好地使用僅滿足其需求的系統(tǒng)。例如，服務(wù)提供商可能只需要包含時(shí)間跟蹤信息的總帳即可。同時(shí)管理費(fèi)用的會(huì)計(jì)系統(tǒng)可能會(huì)最適合咨詢公司。

云與本地–云與本地：云會(huì)計(jì)系統(tǒng)提供軟件即服務(wù)（SaaS）定價(jià)模型，并在瀏覽器中運(yùn)行。本地工具安裝在客戶擁有和維護(hù)的硬件上。

云–大多數(shù)新的會(huì)計(jì)工具都誕生于云中。他們的定價(jià)模型通�；�于用戶數(shù)量�；�于云的軟件解決方案易于實(shí)施，不需要硬件投資，并且允許您根據(jù)使用情況隨時(shí)間付費(fèi)。通常，云工具很難提供強(qiáng)大的脫機(jī)功能，使您可以在斷開互聯(lián)網(wǎng)連接的情況下完成操作并訪問(wèn)帳戶。對(duì)于小型企業(yè)而言，云由于成本較低而通常是更好的選擇。

本地–提供本地解決方案的許多供應(yīng)商也提供其軟件的云版本。使用本地工具的大多數(shù)客戶會(huì)根據(jù)用戶數(shù)量購(gòu)買永久許可證，并支付年度維護(hù)費(fèi)。本地系統(tǒng)可能是客戶端-服務(wù)器工具，需要在每個(gè)用戶的PC上安裝軟件，否則可能是基于瀏覽器的。本地工具需要IT支持來(lái)安裝和維護(hù)，并且還需要對(duì)硬件進(jìn)行投資。這些系統(tǒng)可以提供額外的安全性，并且通�？梢栽跊](méi)有供應(yīng)商參與的情況下進(jìn)行定制。

公司規(guī)模–公司規(guī)模：小型企業(yè)通常會(huì)尋求一種價(jià)格較低，易于使用的界面，該界面涵蓋典型的用例，例如賬單和發(fā)票。這些可能是具有簡(jiǎn)單，標(biāo)準(zhǔn)報(bào)告功能的單次入賬簿記，但大多數(shù)通常是基于云的，并且包含移動(dòng)應(yīng)用程序，從而為陷入困境的小型企業(yè)所有者提供了一定程度的便利。較大的公司將需要能夠處理許多復(fù)雜帳戶的軟件，這些帳戶需要來(lái)自多個(gè)角色的輸入。這些應(yīng)具有更嚴(yán)格的和解措施，因?yàn)楦�高的�?shù)量和更高的復(fù)雜性意味著出錯(cuò)的可能性更高。此外，審核跟蹤和安全措施可幫助大型公司確保由許多不同員工維護(hù)的帳戶的完整性。

行業(yè)–稅法，法規(guī)和最佳做法因行業(yè)而異。您將需要確定專門滿足行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品是最佳解決方案，還是足以滿足您的需求定制的多功能解決方案。這可能適用于各種規(guī)模的公司，從小型企業(yè)到大型公司。

會(huì)計(jì)軟件功能

所有會(huì)計(jì)解決方案都包含總帳和會(huì)計(jì)科目表的功能。因?yàn)镚L和COA構(gòu)成了任何財(cái)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)，所以沒(méi)有它們就無(wú)法使用會(huì)計(jì)解決方案。默認(rèn)情況下還包括其他功能，例如應(yīng)付賬款和應(yīng)收賬款，但是并非所有的會(huì)計(jì)解決方案都為其提供相同級(jí)別的支持。

預(yù)算和預(yù)測(cè)等更高級(jí)的功能包含在大中型公司的會(huì)計(jì)解決方案中，通常不包含在小型企業(yè)的會(huì)計(jì)軟件中。這些功能也可以作為點(diǎn)解決方案提供，可與任何記帳系統(tǒng)一起使用，但它們包括與大多數(shù)流行記帳解決方案的現(xiàn)成集成。

最好的會(huì)計(jì)軟件包括強(qiáng)大的核心功能，并且足夠靈活，可以使公司與其他解決方案集成以實(shí)現(xiàn)高級(jí)功能。

共同特征

這些是會(huì)計(jì)軟件的典型功能，可以在大多數(shù)解決方案中找到它們，并且是開箱即用的：

總分類帳和會(huì)計(jì)科目表

日記條目–通過(guò)基于先前輸入的信息自動(dòng)填充來(lái)提高用戶效率。安排將來(lái)的條目。允許從外部來(lái)源上載日記帳分錄。

標(biāo)簽/維度–能夠使用可自定義的維度，類，類別等來(lái)標(biāo)記總賬中的所有交易。這些維度應(yīng)在系統(tǒng)中任何交易，任何模塊中可用，并可以進(jìn)行報(bào)告。

審計(jì)跟蹤–按時(shí)間順序自動(dòng)跟蹤已影響特定操作，程序，事件或記錄的活動(dòng)。

應(yīng)收賬款

發(fā)票定制–發(fā)票模板的布局是完全可定制的，您可以添加或刪除字段。這可以通過(guò)個(gè)性化模板來(lái)幫助優(yōu)化開票流程。

AR自動(dòng)化–自動(dòng)化通過(guò)填充默認(rèn)客戶數(shù)據(jù)，設(shè)置來(lái)自客戶的自動(dòng)付款以及自動(dòng)將客戶收據(jù)與未完成的交易進(jìn)行匹配來(lái)幫助用戶提高效率。

收款自動(dòng)化–系統(tǒng)使催款流程自動(dòng)化，以幫助推動(dòng)收款。

應(yīng)付賬款

AP自動(dòng)化–通過(guò)使用重復(fù)或預(yù)定義的供應(yīng)商值自動(dòng)填充發(fā)票來(lái)簡(jiǎn)化發(fā)票。

采購(gòu)訂單處理–軟件支持采購(gòu)訂單，并為采購(gòu)人員，管理人員和應(yīng)付帳款提供可視性，以簡(jiǎn)化采購(gòu)到付款流程。

付款處理–能夠管理，跟蹤和報(bào)告多種付款類型。自定義并自動(dòng)執(zhí)行復(fù)雜的購(gòu)買以支付工作流程。

成本管理

公司需要捕獲，分類和分析不同類型的成本，以確定他們?cè)诮桓兜拿糠N產(chǎn)品和服務(wù)上花費(fèi)了多少。產(chǎn)品或服務(wù)的最終成本以及公司的整體盈利能力可能受許多因素影響，包括內(nèi)部（浪費(fèi)或資源分配不當(dāng)）和外部（市場(chǎng)波動(dòng)）。

現(xiàn)金流量管理

公司使用此功能來(lái)收集，管理和使用現(xiàn)金。由于現(xiàn)金管理不僅涉及現(xiàn)金，還涉及可以輕松轉(zhuǎn)換為現(xiàn)金的任何資產(chǎn)，因此該模塊還可用于跟蹤公司的流動(dòng)性。

報(bào)告和關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)

提供的常規(guī)報(bào)告涵蓋所有標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表，并滿足業(yè)務(wù)的基本需求。大多數(shù)會(huì)計(jì)解決方案中通常包含的其他標(biāo)準(zhǔn)報(bào)告包括：應(yīng)收賬款賬齡報(bào)告，庫(kù)存評(píng)估，現(xiàn)金流量報(bào)告等。

對(duì)于需要隨時(shí)隨地訪問(wèn)其會(huì)計(jì)系統(tǒng)的能力的經(jīng)理和企業(yè)所有者而言，移動(dòng)應(yīng)用程序或?qū)σ苿?dòng)設(shè)備友好的報(bào)告至關(guān)重要。

其他會(huì)計(jì)功能

這些功能通常不包含在小型企業(yè)的會(huì)計(jì)解決方案中，因?yàn)樗鼈儾⒉豢偸潜匦璧�。該�?guī)則也有例外，許多供應(yīng)商都提供了附件，積分解決方案以及與軟件的集成以補(bǔ)充其產(chǎn)品。

多實(shí)體/合并–多分類帳和多租戶架構(gòu)。自動(dòng)合并，實(shí)體間交易和抵銷。

識(shí)別規(guī)則–通過(guò)定義識(shí)別模板自動(dòng)識(shí)別收入和費(fèi)用。

對(duì)帳–交易是從源系統(tǒng)導(dǎo)入的，并且自動(dòng)匹配可以對(duì)大部分交易進(jìn)行對(duì)帳。包括靈活的用戶，用戶定義的匹配和分組規(guī)則，以幫助減少產(chǎn)生準(zhǔn)確對(duì)帳所需的時(shí)間。

時(shí)間和費(fèi)用以及工資核算處理：自動(dòng)的時(shí)間和費(fèi)用批準(zhǔn)，報(bào)銷和報(bào)告。薪資與外部薪資提供商集成，可自動(dòng)記錄薪資。

自定義報(bào)告–用戶創(chuàng)建的以滿足特定要求的報(bào)告。如果可以在Excel中構(gòu)建它，則可以在自定義報(bào)告編寫器中構(gòu)建它。

預(yù)算/預(yù)測(cè)–創(chuàng)建和修改無(wú)限數(shù)量的預(yù)算，以及計(jì)劃和預(yù)測(cè)方案�；�本預(yù)算對(duì)于各種規(guī)模的公司（包括自由職業(yè)者和小型企業(yè)）都非常有用，而預(yù)測(cè)是企業(yè)必備的功能。

儀表板–一種易于閱讀的，通常為單頁(yè)的實(shí)時(shí)用戶界面，以圖形方式顯示組織關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI）的當(dāng)前狀態(tài)和歷史趨勢(shì)，以實(shí)現(xiàn)即時(shí)，明智的決策。

平臺(tái)

自定義–允許管理員自定義功能以適應(yīng)其獨(dú)特的流程。包括創(chuàng)建自定義對(duì)象，字段，規(guī)則，計(jì)算和視圖的功能。

工作流功能–使流程自動(dòng)化，該流程需要一系列步驟，通常需要多個(gè)不同用戶的干預(yù)。管理員可以編寫規(guī)則來(lái)確定用戶需要誰(shuí)以及何時(shí)完成某個(gè)步驟。還包括用戶需要采取措施時(shí)的通知。

用戶，角色和訪問(wèn)管理–基于用戶，用戶角色，組等授予對(duì)選擇數(shù)據(jù)，功能，對(duì)象等的訪問(wèn)權(quán)限的能力。某些解決方案提供高級(jí)訪問(wèn)權(quán)限，例如允許用戶僅訪問(wèn)查看或更改銷售或購(gòu)買發(fā)票的一部分。

國(guó)際化–使用戶能夠查看和處理具有多種語(yǔ)言和貨幣的相同內(nèi)容的業(yè)務(wù)。有時(shí)，當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)可能要求發(fā)票和其他財(cái)務(wù)文件中包含特定格式和詳細(xì)信息。

性能和可靠性–軟件始終可用（正常運(yùn)行時(shí)間），并且使用戶能夠快速完成任務(wù)，因?yàn)樗麄儾坏却�軟件�?duì)所執(zhí)行的操作做出響應(yīng)。

輸出文檔生成–允許管理員創(chuàng)建模板，這些模板使用戶能夠基于應(yīng)用程序中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)快速生成各種格式的動(dòng)態(tài)文檔。

積分

數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出工具–能夠通過(guò)結(jié)構(gòu)化文件批量輸入，修改和從應(yīng)用程序中提取數(shù)據(jù)的功能。會(huì)計(jì)供應(yīng)商提供自己的工具或第三方應(yīng)用程序來(lái)導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)。

集成API –應(yīng)用程序如何與其他軟件通信的規(guī)范。API通�？梢詫�數(shù)據(jù)，邏輯，對(duì)象等與其他軟件應(yīng)用程序集成在一起。

合作伙伴應(yīng)用程序的廣度：合作伙伴應(yīng)用程序通常提供互補(bǔ)的，同類產(chǎn)品中最好的功能。

與會(huì)計(jì)軟件相關(guān)的趨勢(shì)

機(jī)器人與人工智能–盡管會(huì)計(jì)人工智能已經(jīng)處于早期階段，但越來(lái)越多的供應(yīng)商開始將其納入其產(chǎn)品范圍。這些供應(yīng)商中的大多數(shù)都發(fā)布了使用機(jī)器學(xué)習(xí)和AI來(lái)幫助會(huì)計(jì)師完成日常任務(wù)的智能助手。所有類型的公司，包括自由職業(yè)者和小型企業(yè)，都可以從會(huì)計(jì)智能助手中受益。

兩層實(shí)施–由于某些會(huì)計(jì)解決方案和ERP系統(tǒng)的局限性，公司有時(shí)選擇采用兩種單獨(dú)的解決方案來(lái)管理其財(cái)務(wù)。例如，制造商可能會(huì)選擇提供強(qiáng)大的生產(chǎn)功能但會(huì)計(jì)功能薄弱的ERP，以及可以更好地滿足其需求的其他會(huì)計(jì)解決方案。

會(huì)計(jì)軟件的潛在問(wèn)題

尋求會(huì)計(jì)解決方案的企業(yè)所有者和管理人員應(yīng)意識(shí)到此類軟件可能存在的一些挑戰(zhàn)和局限性：

國(guó)際化–并非所有會(huì)計(jì)服務(wù)都可以在美國(guó)境外處理業(yè)務(wù)。如果您的企業(yè)使用其他貨幣或語(yǔ)言進(jìn)行交易，這會(huì)將您的搜索范圍縮小到有效國(guó)際化的系統(tǒng)。

合規(guī)性–有許多會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和財(cái)務(wù)規(guī)定；并非所有會(huì)計(jì)系統(tǒng)都涵蓋所有這些。通常包括用于合規(guī)目的的基本財(cái)務(wù)報(bào)表和報(bào)告，但是您需要確保涵蓋特定于您行業(yè)的財(cái)務(wù)合規(guī)功能。

合并–在多個(gè)地點(diǎn)使用會(huì)計(jì)系統(tǒng)時(shí)，需要合并所有財(cái)務(wù)信息以在公司級(jí)別進(jìn)行處理。當(dāng)所有用戶都使用一個(gè)計(jì)費(fèi)解決方案時(shí)，這不是問(wèn)題，但是當(dāng)使用單獨(dú)的解決方案或同一軟件的不同版本時(shí)，這將成為一個(gè)挑戰(zhàn)。

訪問(wèn)敏感數(shù)據(jù)–會(huì)計(jì)系統(tǒng)存儲(chǔ)個(gè)人和企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，例如銀行帳戶和信用卡信息，以及其他機(jī)密信息，包括社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)。因此，至關(guān)重要的是確保只有有限數(shù)量的用戶可以訪問(wèn)此類信息，并確保其免受諸如病毒或黑客攻擊之類的外部威脅。供應(yīng)商需要解決的一個(gè)重大挑戰(zhàn)是“帶上自己的設(shè)備”趨勢(shì)，這意味著用戶需要在其個(gè)人移動(dòng)設(shè)備上訪問(wèn)計(jì)費(fèi)應(yīng)用程序，這些應(yīng)用程序并不總是安全或不受病毒感染的。

集成–會(huì)計(jì)軟件中管理的許多信息與大型ERP系統(tǒng)共享，并可以被其利用；通常，這些系統(tǒng)可能會(huì)提供自己的會(huì)計(jì)模塊。確保會(huì)計(jì)信息可以與當(dāng)前系統(tǒng)很好地集成，或者將搜索范圍擴(kuò)展到可以管理公司所有資源的更復(fù)雜的系統(tǒng)，這是選擇正確軟件的關(guān)鍵。

與會(huì)計(jì)軟件相關(guān)的軟件和服務(wù)

軟件

點(diǎn)解決方案填補(bǔ)了會(huì)計(jì)解決方案或ERP系統(tǒng)模塊所未發(fā)現(xiàn)的空白。它們的目的是為記帳中已經(jīng)存在的模塊（例如AP和AR）提供附加功能。會(huì)計(jì)點(diǎn)解決方案的示例包括：AP自動(dòng)化，AR自動(dòng)化，預(yù)算和預(yù)測(cè)，財(cái)務(wù)計(jì)劃，現(xiàn)金管理等。雖然小公司可以使用它們，但這些解決方案更適合大中型企業(yè)。

高級(jí)會(huì)計(jì)是指為復(fù)雜的財(cái)務(wù)分析而設(shè)計(jì)的復(fù)雜軟件。這些解決方案通常稱為企業(yè)績(jī)效管理或企業(yè)績(jī)效管理，它們提供了數(shù)據(jù)收集，重復(fù)數(shù)據(jù)刪除，處理和分析的功能，這些功能通常不包括在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中。CPM軟件還可用于創(chuàng)建復(fù)雜的預(yù)算并基于歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)提供預(yù)測(cè)信息。

服務(wù)

企業(yè)主有時(shí)會(huì)將部分或大部分財(cái)務(wù)管理活動(dòng)外包。例如，許多小公司更喜歡將工資單處理工作外包給專業(yè)公司。大型公司有時(shí)會(huì)選擇按需首席財(cái)務(wù)官取代大型會(huì)計(jì)部門（一名會(huì)計(jì)專家，僅在需要時(shí)才聘用，這是臨時(shí)的）。

對(duì)于具有復(fù)雜需求的中型和大型公司而言，處理財(cái)務(wù)文件可能是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。公司無(wú)需購(gòu)買諸如文檔管理或AP / AR自動(dòng)化之類的附加軟件，而是可以依靠使用此類解決方案的服務(wù)提供商來(lái)為其客戶自動(dòng)化財(cái)務(wù)操作。