1.工作流程的定義

對(duì)組織而言，工作流程的本質(zhì)是讓權(quán)責(zé)分配合理高效，它指明了工作事項(xiàng)的活動(dòng)流向順序，指組織內(nèi)部發(fā)生的某項(xiàng)業(yè)務(wù)從起始到完成，由多個(gè)部門(mén)、多個(gè)崗位、經(jīng)多個(gè)環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)及順序工作共同完成的完整過(guò)程。用一句話(huà)解釋流程，就是加上“程”式（順序）的“流”動(dòng)（動(dòng)態(tài)）！

工作流程的特性可以概括為以下幾點(diǎn)：

工作流程就是一組輸入轉(zhuǎn)化為輸出的過(guò)程；協(xié)同OA系統(tǒng)工作流程體現(xiàn)組織系統(tǒng)中各項(xiàng)工作之間的邏輯關(guān)系，是一種動(dòng)態(tài)關(guān)系工作流程；是工作效率的源泉。組織體系的發(fā)展：協(xié)同OA系統(tǒng)能夠適應(yīng)組織的動(dòng)態(tài)靈活性變化、能夠確保組織的目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、能夠適應(yīng)多維度多層級(jí)的分權(quán)體系（這也是衡量一個(gè)管理軟件好壞的關(guān)鍵看點(diǎn)）。

對(duì)于組織來(lái)講，工作流程的價(jià)值在于以下四個(gè)方面：

規(guī)范：職責(zé)明確

效率：事找人而非人找事

控制：關(guān)鍵點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、資源控制

優(yōu)化：分析哪些人、哪些崗位、哪些部門(mén)的效率和流程本身的設(shè)置是否合理

管理的本質(zhì)就是工作流程。任何組織的管理都可以抽象來(lái)看：組織內(nèi)一張表單通過(guò)一定媒介進(jìn)行流轉(zhuǎn)最終形成執(zhí)行結(jié)果——從這個(gè)角度，打個(gè)電話(huà)本身也是流程，開(kāi)個(gè)會(huì)議、發(fā)個(gè)郵件也可以看作是流程。

在協(xié)同OA系統(tǒng)里，工作流程的組成表現(xiàn)為字段、表單、節(jié)點(diǎn)、路徑、流轉(zhuǎn)意見(jiàn)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。字段組合成表單，表單通過(guò)一定的邏輯規(guī)則進(jìn)行一個(gè)節(jié)點(diǎn)一個(gè)節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)形成路徑，在流轉(zhuǎn)路徑中形成流轉(zhuǎn)意見(jiàn)，最終以報(bào)表的方式形成某一類(lèi)流程的統(tǒng)計(jì)分析。

企業(yè)通過(guò)協(xié)同OA系統(tǒng)構(gòu)建的工作流程體系類(lèi)似于鐵路系統(tǒng)（自由流程是個(gè)特例）：一條條鐵軌就像流程的路徑，一輛輛火車(chē)就像一個(gè)一個(gè)表單（一節(jié)節(jié)車(chē)廂像一個(gè)個(gè)字段），一個(gè)個(gè)車(chē)站就像一個(gè)一個(gè)節(jié)點(diǎn)（流程出口和入口）。

最簡(jiǎn)單最原始最有效的流程路徑就是：面對(duì)面對(duì)話(huà)；最古老的流程路徑是：烽火傳遞；最古老的表單是：象形文字形成的文書(shū)。

2.工作流程的分類(lèi)

在組織管理中，不同的流程承載著不同的管理內(nèi)容和管理要求，相應(yīng)的，有著不同的流轉(zhuǎn)方式，協(xié)同OA系統(tǒng)平臺(tái)上，這些要素決定了不同的流程類(lèi)型。

從流轉(zhuǎn)路徑的設(shè)置上來(lái)講，我們可以將流程分為三類(lèi)：

固定流程：有點(diǎn)類(lèi)似公交車(chē)，有固定的站點(diǎn)和時(shí)間約束

自由流程：有點(diǎn)類(lèi)似出租車(chē)，招手即停，完全所需訂制

自由固定混合流程：類(lèi)似從上海去杭州，先是出租車(chē)（自由流程）到高鐵（固定流程），高鐵到杭州，到杭州后再打車(chē)（自由流程）去目的地

從流程所承載的管理內(nèi)容不同，我們可以將流程分為五類(lèi)：

審批流——審批是工作流程最為常見(jiàn)的存在形式

權(quán)限流——是指流程能夠把承載的對(duì)象進(jìn)行二次賦權(quán)(查看權(quán)編輯權(quán)占用時(shí)間)

數(shù)據(jù)流——例如一個(gè)資產(chǎn)領(lǐng)用流程可以直接影響資產(chǎn)的庫(kù)存數(shù)據(jù)

控制流——例如預(yù)算的數(shù)據(jù)可以控制實(shí)際報(bào)銷(xiāo)的流程

工作流程的流程——管理流程的流程

在實(shí)際的應(yīng)用中，OA系統(tǒng)中一個(gè)流程中可能會(huì)同時(shí)涉及到審批流、權(quán)限流、數(shù)據(jù)流、控制流，這是比較常見(jiàn)的一種情況。

3.工作流程的關(guān)鍵點(diǎn)

前邊我們提到，流程就好比是組織的血脈，也是協(xié)同OA系統(tǒng)最為核心的應(yīng)用之一，那么，如何實(shí)現(xiàn)流程管理與管理需求的完美契合呢？在流程管理落地的過(guò)程中，有哪些是必須要注意的呢？通過(guò)協(xié)同OA系統(tǒng)來(lái)實(shí)施流程管理，該如何進(jìn)行把關(guān)？以下分別從三個(gè)維度為大家列出，供參考：

從協(xié)同OA系統(tǒng)里流程的組成來(lái)看，需要注意的關(guān)鍵點(diǎn)如下：

字段：在字段層面，應(yīng)支持字段自定義、字段聯(lián)動(dòng)、字段合并、字段判斷等功能

表單：在表單層面，應(yīng)支持表單自定義、表單聯(lián)動(dòng)、表單合并、表單分拆、表單復(fù)制等功能

節(jié)點(diǎn)：在節(jié)點(diǎn)層面，應(yīng)支持規(guī)則定義、節(jié)點(diǎn)聯(lián)動(dòng)、節(jié)點(diǎn)合并、節(jié)點(diǎn)分叉、節(jié)點(diǎn)等待等功能

路徑：在路徑層面，應(yīng)支持路徑自定義、強(qiáng)制收回（查看前/查看后）、強(qiáng)制歸檔、路徑分叉、路徑合并、退回（退回可自定義）、強(qiáng)制干預(yù)、流程監(jiān)控、路徑復(fù)制等功能

流程報(bào)表：可以支持流程報(bào)表自定義

從對(duì)流程流轉(zhuǎn)需求的滿(mǎn)足情況來(lái)看，需要注意的關(guān)鍵點(diǎn)如下：

是否可根據(jù)申請(qǐng)人角色自動(dòng)判斷流程走向

是否支持工作流程并行

是否支持工作流程串行

是否支持工作流程催辦

是否支持工作流程督辦

是否支持工作流程嵌套

是否支持工作流程抄送

是否支持工作流程轉(zhuǎn)發(fā)（抄送性轉(zhuǎn)發(fā)和辦理性轉(zhuǎn)發(fā)、無(wú)需等待性轉(zhuǎn)發(fā)和需等待性轉(zhuǎn)發(fā)）

工作流程是否具有協(xié)同性（歷史數(shù)據(jù)、其他流程信息是否可在當(dāng)前節(jié)點(diǎn)展現(xiàn)）

工作流程在流轉(zhuǎn)過(guò)程是否具有賦權(quán)功能

是否支持流轉(zhuǎn)效率分析

是否支持流轉(zhuǎn)時(shí)間控制

是否支持流程跳轉(zhuǎn)

流程等待——等待數(shù)據(jù)歸集

從流程的管理和落地角度而言，需要注意的關(guān)鍵點(diǎn)如下：

工作流程的自動(dòng)化測(cè)試（流程自檢）

工作流程是否可以復(fù)制

工作流程設(shè)置是否支持分權(quán)管理

是否支持工作流程版本管理

是否有工作流程的權(quán)限體系：流程的分權(quán)授權(quán)體系、流程表單的字段控制權(quán)限、表單布局權(quán)限、路徑控制權(quán)限、流轉(zhuǎn)意見(jiàn)權(quán)限控制、流程報(bào)表數(shù)據(jù)權(quán)限控制

4.工作流程的發(fā)展

大多數(shù)協(xié)同OA系統(tǒng)平臺(tái)上，以審批流為主的工作流程都已實(shí)現(xiàn)，并正朝著控制流、業(yè)務(wù)流方向發(fā)展，同時(shí)關(guān)注對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集成性（數(shù)據(jù)流）。企業(yè)越來(lái)越意識(shí)到流程的本意不只是流轉(zhuǎn)，更為重要的是在流轉(zhuǎn)過(guò)程有信息可以提供決策和釋放信息的價(jià)值。

協(xié)同OA辦公系統(tǒng)工作流程未來(lái)的發(fā)展方向就是能夠模擬人與人對(duì)話(huà)的人機(jī)對(duì)話(huà)，流程將成為每一個(gè)業(yè)務(wù)的自動(dòng)機(jī)器人：流程機(jī)器人！隨著計(jì)算機(jī)語(yǔ)音和智能分析技術(shù)的發(fā)展，可能我們只需要對(duì)著電腦或者手機(jī)說(shuō)話(huà)，系統(tǒng)就能夠根據(jù)你的內(nèi)容自動(dòng)識(shí)別形成表單、流程路徑（以后不會(huì)有表單、路徑設(shè)置等麻煩的東西�。�，并隨時(shí)向你語(yǔ)音播報(bào)流程進(jìn)展、自主進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析！

5.流程管理的可能存在的陷阱/誤區(qū)

OA系統(tǒng)的工作流程是為了提升管理的規(guī)范性和效率，換句話(huà)說(shuō)，組織的流程管理本身就是需要在規(guī)范和效率之間找到平衡點(diǎn)。在這里提醒各位朋友，流程管理的價(jià)值固然毋庸置疑，但任何事務(wù)都有兩面性，因此需謹(jǐn)慎權(quán)衡后再實(shí)施：流程可能成為推諉的要素，流程可能成為只“流”不“控”——如果一個(gè)流程的主要責(zé)任人沒(méi)有確定好，下一個(gè)節(jié)點(diǎn)成為上一個(gè)節(jié)點(diǎn)的復(fù)制，上一個(gè)節(jié)點(diǎn)成為下一個(gè)節(jié)點(diǎn)的依靠，整個(gè)流程只是流轉(zhuǎn)誰(shuí)都沒(méi)有產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性意見(jiàn)，這樣一個(gè)流程就失效了！

OA系統(tǒng)流程可能會(huì)讓工作效率低下—如果一個(gè)流程節(jié)點(diǎn)很多，而且里面的責(zé)任人不明確，很容易導(dǎo)致一個(gè)流程流轉(zhuǎn)了十幾個(gè)節(jié)點(diǎn)但是事情并沒(méi)有解決掉，這樣看似工作流程清晰，但實(shí)際上效率十分低下！流程可能會(huì)讓組織人員缺少責(zé)任心——有時(shí)候因?yàn)榱鞒坦潭�了職�?zé)，但是很多時(shí)候很多事情是變動(dòng)的，既有的職責(zé)劃分可能覆蓋不到所有事項(xiàng)的要求，這樣反而讓團(tuán)隊(duì)里面的人慢慢缺少全局觀(guān)同時(shí)也慢慢失去了責(zé)任心!

管理者需要提前預(yù)見(jiàn)到這些可能出現(xiàn)的不良反應(yīng)，并做出防范措施，才能使工作流程發(fā)揮出它最大的作用。以上就是OA系統(tǒng)中工作流程的定義、關(guān)鍵點(diǎn)和未來(lái)！