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    泛微企業(yè)OA財務(wù)管理_監(jiān)管青島企業(yè)每一筆費用發(fā)生的合理性和合規(guī)性

    發(fā)布時間:2024-11-18  

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    1.OA系統(tǒng)中財務(wù)管理的定義

    財務(wù)是一個組織在運作過程中物質(zhì)、服務(wù)運動(流入和流出)所對應(yīng)的資金運動及資金運動過程中所體現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)關(guān)系,主要是財產(chǎn)和債務(wù),即資產(chǎn)和負(fù)債。財務(wù)管理(Financial Management)是在組織一定的整體目標(biāo)下,關(guān)于資產(chǎn)的購置(投資),資本的融通(籌資)和經(jīng)營中現(xiàn)金流量(營運資金:報銷、借款、合同執(zhí)行、訂單執(zhí)行),以及利潤分配的管理。


    財務(wù)管理是組織管理的一個組成部分,它是根據(jù)財經(jīng)法規(guī)制度,按照財務(wù)管理的原則,組織企業(yè)財務(wù)活動、處理財務(wù)關(guān)系的一項經(jīng)濟(jì)管理工作。傳統(tǒng)的財務(wù)管理系統(tǒng)注重結(jié)果管理和分析:會計科目、會計憑證、會計做賬、會計核算等管理,更多的是結(jié)果管理;

    而OA系統(tǒng)中的財務(wù)管理注重過程管理:通過預(yù)算設(shè)置、借款流程、報銷流程、合同管理流程、費用支付流程(請款流程)來控制費用發(fā)生,按照一個組織的經(jīng)營目標(biāo)來控制費用發(fā)生過程。OA系統(tǒng)中的財務(wù)管理實際上就是費控系統(tǒng)(預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、合同簽訂和履行管理、費用控制、費用分析報表)。


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    2.OA系統(tǒng)中財務(wù)管理的關(guān)鍵點

    1)OA系統(tǒng)中的財務(wù)管理需要關(guān)注過程管理、企業(yè)經(jīng)營性費用發(fā)生及控制的需求實現(xiàn)

    2)OA系統(tǒng)中的財務(wù)管理不管是預(yù)算和費控都需要體現(xiàn):時間區(qū)間、幾級科目、控制對象、差異分析、動態(tài)調(diào)整

    3)OA系統(tǒng)中的財務(wù)管理需要對費用科目規(guī)劃好:幾級科目、科目的標(biāo)準(zhǔn);可同步財務(wù)軟件的科目

    4)OA系統(tǒng)中的財務(wù)管理的預(yù)算編制可以分為多種模式:從下而上的匯編、從上而下的分發(fā)、或者直接把編制好的預(yù)算表直接導(dǎo)入系統(tǒng)

    5)OA系統(tǒng)中的財務(wù)管理可以作為企業(yè)運營費用管理,不能做成本管理

    6)OA系統(tǒng)中的財務(wù)管理對費用發(fā)生過程的管理需要與設(shè)置好的預(yù)算進(jìn)行關(guān)聯(lián),知道預(yù)算執(zhí)行情況和費用發(fā)生的合理性,本質(zhì)上:預(yù)算是一個標(biāo)桿,每一項費用發(fā)生與已經(jīng)有的標(biāo)桿進(jìn)行對照、并反饋與標(biāo)桿的偏差度

    7)OA系統(tǒng)中的財務(wù)管理科目更像一個容器,數(shù)據(jù)和狀態(tài)由工作流來傳輸并通過預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)來控制


    3.OA系統(tǒng)中財務(wù)管理的難點

    1)OA系統(tǒng)費用管理細(xì)化到什么級別(分部、部門、崗位、人員、客戶、項目、幾級科目)

    2)現(xiàn)實中的費用預(yù)算更多的是根據(jù)營業(yè)收入會發(fā)生動態(tài)變化:比如很多公司采用費用包干制,也就是能夠花多少錢是根據(jù)他這一個時段內(nèi)收入多少來決定

    3)適應(yīng)不同的預(yù)算體系:收入決定費用的體系、標(biāo)準(zhǔn)費用額度的預(yù)算體系、靜態(tài)預(yù)算體系(每一個月都是固定的值)、動態(tài)預(yù)算體系(全年預(yù)算是固定,但一個期限內(nèi)的可發(fā)生額完全是由上一個期限的發(fā)生額來決定)

    4)OA系統(tǒng)與財務(wù)、ERP做集成和數(shù)據(jù)同步,而且能夠調(diào)取有些財務(wù)系統(tǒng)的預(yù)算數(shù)據(jù)來控制


    4.OA系統(tǒng)中財務(wù)管理的發(fā)展

    財務(wù)管理是組織管理中毋庸置疑的核心,而OA系統(tǒng)中的財務(wù)管理最初是幫助組織進(jìn)行費用管控,即做到事前控制,對每筆費用的合理性進(jìn)行評估后執(zhí)行。


    我們認(rèn)為,按照財務(wù)管理的價值發(fā)揮深度可以有以下幾種可能:

    第一階段:實現(xiàn)費用管理。OA系統(tǒng)中的財務(wù)管理成為一個組織真正的費控中心;監(jiān)管每一筆費用發(fā)生的合理性和合規(guī)性,幫助企業(yè)對費用發(fā)生過程進(jìn)行有效控


    第二階段:實現(xiàn)集團(tuán)財務(wù)共享中心。對很多集團(tuán)公司來講他們不一定是每一個分子公司都設(shè)置財務(wù)人員,這時候就是提出"財務(wù)共享中心"(Finance Shared Service Center),將一個集團(tuán)在不同區(qū)域的分子公司(經(jīng)濟(jì)實體)的會計業(yè)務(wù)拿到一個SSC(共享服務(wù)中心)來控制、記帳和報告,這樣做的好處是保證了會計記錄和報告的規(guī)范、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一,而且由于不需要在每個公司和辦事處都設(shè)會計,節(jié)省了系統(tǒng)和人工成本。

    財務(wù)共享中心主要涉及到五個關(guān)鍵點:事前申請、預(yù)算管控、財務(wù)系統(tǒng)對接、影印系統(tǒng)對接 、銀企直聯(lián)


    第三階段:助力阿米巴經(jīng)營模式的落地。阿米巴經(jīng)營模式目前開始流行,阿米巴的核心理念就是在一個相互信任的組織內(nèi)充分發(fā)揮出每一成員的積極主動性創(chuàng)新能力,讓每一個人都是一個經(jīng)營體,也就是人人都是經(jīng)營者(阿米巴的經(jīng)營形式有很多種,比如:SBU、利潤中心、成本中心、聯(lián)盟經(jīng)營體、獨立核算體、承包經(jīng)營制、崗位的績效考核體系,做到極致的情況就是每一個人都是一個可以獨立核算的經(jīng)營體)!

    這樣模式的落地必須要求這個企業(yè)要做到三點:

    1、組織內(nèi)各個經(jīng)營體的職責(zé)權(quán)利必須明確;

    2、組織內(nèi)各種流程必須清晰明確;

    3、組織內(nèi)各種經(jīng)營數(shù)據(jù)的呈報能夠及時、透明、準(zhǔn)確。


    完全要做到這三點必須要有一套軟件支撐系統(tǒng),人工一定不能長期及時有效完成各種經(jīng)營體的獨立核算。

    總之,OA系統(tǒng)中的財務(wù)管理對于企業(yè)的價值在于可以實時展現(xiàn)每一個人、每一個經(jīng)營體的收入和支出,真實實時反映每一個人、每一個部門、每一個機(jī)構(gòu)、每一個客戶、每一個項目的經(jīng)營效益!在這個基礎(chǔ)上,幫助企業(yè)落地不同的財務(wù)管理體系,輔助經(jīng)營模式的落地!


    5.財務(wù)管理可能存在的陷阱/誤區(qū)

    費控可以減少成本?有可能發(fā)生這種場景:在年底編制預(yù)算的時候,每一個人、每一個部門、每一個機(jī)構(gòu)極力爭取預(yù)算額度;可能1萬能夠辦好的事情,搞成10萬的預(yù)算,到了年底盡快把預(yù)算全部用好,但是不是有效利用這些預(yù)算沒有人關(guān)注,因為系統(tǒng)是不可能知道這個錢花得是否有效,系統(tǒng)能夠做到的就是和年初設(shè)定的預(yù)算來對比是否在控制內(nèi);這個時候預(yù)算費控系統(tǒng)反而成為了大手大腳花錢的保護(hù)傘!


    每一個企業(yè)都應(yīng)該有預(yù)算控制體系?實際上不應(yīng)該是這樣!快速發(fā)展的企業(yè)對費用管控的關(guān)注點應(yīng)該在費用發(fā)生的合理性和有效性!因為,快速發(fā)展的企業(yè),很難有一套體系能夠適應(yīng)它的變化,如果有了體系可能也就是限制了它的發(fā)展。


    預(yù)算體系最好是能夠從下而上的匯編?做到這樣的程度企業(yè)可能要花費大量的精力,還不如通過線下的各種會議把各種預(yù)算確定下來(因為預(yù)算編制本質(zhì)上就是一個討價還價的過程),然后再導(dǎo)入系統(tǒng)來得更加高效!

    預(yù)算要做到精準(zhǔn)化控制?事實上對很多的企業(yè)而言,預(yù)算管理不能太死,因為目前國內(nèi)的很多經(jīng)營環(huán)境是變化多端的,如果把預(yù)算卡死,可能也就是把業(yè)務(wù)卡死了;所以,對于目前國內(nèi)大多數(shù)企業(yè),能夠做到預(yù)算控制預(yù)警,并能夠?qū)崟r調(diào)整預(yù)算,將更加實際有效!


    預(yù)算費用核算的級別越細(xì)越好?實際上對很多企業(yè)的費用控制只要做到部門這一級和機(jī)構(gòu)一級就可以,到每一個人反而讓部門和分支機(jī)構(gòu)失去業(yè)務(wù)發(fā)展調(diào)配資源的能力。為了費控管理而管理?很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者或者部門經(jīng)理經(jīng)常會陷入一個管理誤區(qū)就是如何把管理做到極致,這是錯誤的。


    問題的思考出發(fā)點不應(yīng)該是如何做好管理,而是如何服務(wù)好業(yè)務(wù)發(fā)展。

    費控管理系統(tǒng)也是一樣,費控的目的是服務(wù)和支撐業(yè)務(wù)更好的發(fā)展,而不是花費太多的精力來做所謂的每一分錢的監(jiān)控和管理;任何管理模式一定要對應(yīng)到企業(yè)的實際情況和經(jīng)營環(huán)境,一個連基本的報銷制度都沒有執(zhí)行好的組織,做費控是不可能的。


    一個快速成長型的企業(yè)更加要鼓勵經(jīng)營體的獨立性(也就是獨立核算和費用包干制更加有效);一個業(yè)務(wù)集成性很強(qiáng)(也就是業(yè)務(wù)無法完全獨立切割:例如軟件公司)的企業(yè)就不合適每一個人、每一個崗位、每一個部門都搞細(xì)化的阿米巴經(jīng)營,這樣反而造成經(jīng)營溝通協(xié)調(diào)成本急劇增加,而且可能造成一種結(jié)果是每一個人只關(guān)注自己收入和支出,而不知道幫助上游和下游有效開展工作,這也就是阿米巴死結(jié)和績效陷阱!


     

     

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