UFO報表將含有數(shù)據(jù)的報表分為兩大部分來處理，即報表格式設(shè)計工作與報表數(shù)據(jù)處理工作。報表格式設(shè)計工作和報表數(shù)據(jù)處理工作是在不同的狀態(tài)下進(jìn)行的。實現(xiàn)狀態(tài)切換的是一個特別重要的按鈕──格式/數(shù)據(jù)按鈕，點(diǎn)取這個按鈕可以在格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)之間切換。

一、格式狀態(tài)

1、在格式狀態(tài)下設(shè)計報表的格式，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字、可變區(qū)等。報表的三類公式：單元公式（計算公式）、審核公式、舍位平衡公式也在格式狀態(tài)下定義。

2、在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計算等操作。

3.在格式狀態(tài)下時，您所看到的是報表的格式，報表的數(shù)據(jù)全部都隱藏了。

二、數(shù)據(jù)狀態(tài)

1.在數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、做圖形、2.匯總、合并報表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式。

在數(shù)據(jù)狀態(tài)下時，您看到的是報表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。