企業(yè)為什么要進(jìn)行費(fèi)用管控？

“為利潤(rùn)而戰(zhàn)！”

面對(duì)記者的問(wèn)題，用友網(wǎng)絡(luò)中端BG產(chǎn)品經(jīng)理姜冬梅毫不猶豫的給出答案。

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的各種經(jīng)營(yíng)費(fèi)用，如果得不到有效的管理和控制，將嚴(yán)重吞噬企業(yè)利潤(rùn)。

企業(yè)急需改變傳統(tǒng)的費(fèi)用管控模式

那么，企業(yè)的費(fèi)用管理到底存在哪些問(wèn)題?

傳統(tǒng)模式下的費(fèi)用管控，主要依靠手工。姜冬梅經(jīng)理說(shuō)，這種模式管控效率低下、管理粗放、制度形同虛設(shè)、費(fèi)用控制不力，費(fèi)用分析更是無(wú)從下手。比如：?jiǎn)T工超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo)，故意繞過(guò)關(guān)鍵審批人；人情關(guān)難過(guò)；企業(yè)員工經(jīng)常在外地出差，報(bào)銷(xiāo)慢，占用大量備用金，長(zhǎng)時(shí)間不還；重要事項(xiàng)的預(yù)算經(jīng)常被占用、挪用；每個(gè)部門(mén)費(fèi)用與貢獻(xiàn)難以公正衡量等等問(wèn)題大量存在，令管理者困惑不已。大家雖然都知道預(yù)算是費(fèi)用管控的最有效管理方法，但靠手工，預(yù)算與執(zhí)行必然是兩張皮。

怎么辦呢？

隨著技術(shù)的發(fā)展，信息化對(duì)數(shù)據(jù)的獲取和處理速度更高、更準(zhǔn)確，信息分析更容易，信息質(zhì)量更高。信息化應(yīng)用于費(fèi)用管控，這些問(wèn)題便迎刃而解，用友U8+就是一個(gè)優(yōu)秀的代表，幫助企業(yè)高效管控并降低經(jīng)營(yíng)費(fèi)用。

眾所周知，用友網(wǎng)絡(luò)公司已服務(wù)企業(yè)信息化二十九年，旗下產(chǎn)品一直伴隨中國(guó)企業(yè)成長(zhǎng)，幫助中國(guó)企業(yè)管理進(jìn)步。

在費(fèi)用管控方面，用友U8+積累了幾十萬(wàn)家企業(yè)的最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐，U8+費(fèi)用管理方案從當(dāng)初的簡(jiǎn)單費(fèi)用預(yù)算控制，到網(wǎng)絡(luò)化的費(fèi)用預(yù)算管控，現(xiàn)已走進(jìn)了以預(yù)算為綱的移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代，是眾多企業(yè)解決費(fèi)控難題的首選。

體系完整  覆蓋全流程的費(fèi)用精細(xì)化管理

姜冬梅經(jīng)理告訴記者，U8+的全面費(fèi)用管理方案，能幫助企業(yè)建立起費(fèi)用預(yù)算編制、費(fèi)用預(yù)算控制和費(fèi)用預(yù)算分析一套完整的費(fèi)用控制體系；覆蓋自預(yù)算、控制、執(zhí)行、分析等全流程。

用友U8+費(fèi)用管控的精細(xì)化體現(xiàn)在：

• 在編制方面：可以按部門(mén)或?qū)ｍ?xiàng)編制費(fèi)用預(yù)算，費(fèi)用預(yù)算項(xiàng)目可以比會(huì)計(jì)科目更精細(xì)，比如U8客戶(hù)北京鳳凰旅游，將辦公費(fèi)用中的綠植，作為一個(gè)預(yù)算項(xiàng)目單獨(dú)編制預(yù)算；支持依據(jù)不同的費(fèi)用類(lèi)型選擇不同的預(yù)算編制方法和編制流程，比如：辦公費(fèi)可以由公司辦公室統(tǒng)一進(jìn)行編制，也可以由預(yù)算執(zhí)行部門(mén)自己編制。

• 在控制方面：支持多種控制方法、控制時(shí)點(diǎn)、控制期間和控制內(nèi)容設(shè)置，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用的事中實(shí)時(shí)控制。比如差旅費(fèi)和招待費(fèi)這兩種費(fèi)用，就可以單獨(dú)設(shè)置各自的審批流程；而且可以規(guī)定招待費(fèi)需要提前填寫(xiě)用款申請(qǐng)；又比如針對(duì)差旅費(fèi)，可以按照不同的地區(qū)、不同的職位職稱(chēng)等設(shè)置不同的消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。

• 在分析方面：支持多維度和多管理目的預(yù)算分析表設(shè)計(jì)，包括分析內(nèi)容、分析口徑和分析方法，隨時(shí)進(jìn)行預(yù)算差異分析。

完整的體系和精細(xì)化的設(shè)置，為費(fèi)用精細(xì)化管控，打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

事中控制 確保預(yù)算執(zhí)行落地

姜冬梅經(jīng)理表示，“其實(shí)，在整個(gè)費(fèi)用管理控制中，最難的就是事中控制�！币�?yàn)槠髽I(yè)組織多、項(xiàng)目多，員工構(gòu)成復(fù)雜，存在很多不確定因素，常常會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目預(yù)算不能按原本的計(jì)劃執(zhí)行。為此，用友U8+全面費(fèi)用管控對(duì)事中控制有很好的應(yīng)對(duì)方案，以確保預(yù)算執(zhí)行落地。

U8+費(fèi)用事中控制從三個(gè)層面進(jìn)行：預(yù)算控制、審批流程控制和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)控制。

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U8+中編制了各個(gè)組織的各項(xiàng)預(yù)算，相當(dāng)于為每部門(mén)、每項(xiàng)費(fèi)用設(shè)定了基線(xiàn)；U8+將費(fèi)用支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)，而且U8+可自動(dòng)進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算超額預(yù)警；若超過(guò)預(yù)算基線(xiàn)，自動(dòng)啟動(dòng)超預(yù)算審批流程。

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U8+中的審批流程控制，支持多種控制方法、控制時(shí)點(diǎn)、控制期間和控制內(nèi)容設(shè)置。比如某項(xiàng)費(fèi)用，流程中設(shè)置了什么節(jié)點(diǎn)什么人員審批，U8+會(huì)自動(dòng)按流程推送報(bào)銷(xiāo)單給應(yīng)該的審批人，只有審批通過(guò)才會(huì)繼續(xù)向下傳遞。

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對(duì)于控制精細(xì)度高的費(fèi)用，可定義相應(yīng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，確保每一筆費(fèi)用不但不超預(yù)算，而且符合報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)，若報(bào)銷(xiāo)時(shí)若超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)不予保存。

還有，考慮到企業(yè)的管理水平，U8+特意設(shè)置了不控制、柔性控制、剛性控制三種方式。如果企業(yè)剛剛采用信息化管理，預(yù)算基礎(chǔ)較弱，可以采用不設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，不控制，等待對(duì)某項(xiàng)費(fèi)用心中有數(shù)和時(shí)機(jī)成熟后再采用柔性控制或剛性控制。這樣就解決了企業(yè)經(jīng)驗(yàn)不足或員工抵觸的問(wèn)題，促進(jìn)費(fèi)用管控信息化逐步走入良性循環(huán)。

移動(dòng)化管理 提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率

隨著社會(huì)的發(fā)展和業(yè)務(wù)的需要，領(lǐng)導(dǎo)、員工移動(dòng)、異地辦公成為常態(tài)。如何保證報(bào)銷(xiāo)和審批效率又是一個(gè)難題，使用用友U8+移動(dòng)端便可迎刃而解。

姜冬梅經(jīng)理告訴記者，員工可以在手機(jī)上將費(fèi)用申請(qǐng)或者報(bào)銷(xiāo)錄入，U8+會(huì)自動(dòng)按預(yù)置的審批流，及時(shí)發(fā)送郵件或短信給下一節(jié)點(diǎn)的審批人員。領(lǐng)導(dǎo)可利用零碎時(shí)間便可輕松審批。這樣就避免業(yè)務(wù)員親自拿著單據(jù)跑財(cái)務(wù)、找領(lǐng)導(dǎo)多人簽字的痛苦，大大提升了辦公效率，而且，審批流程是可視化的，員工可清楚了解單據(jù)的審批進(jìn)度，有效督促審批人員及時(shí)審批。若該員工有備用金借款，出納直接沖銷(xiāo)個(gè)人借款。若還有剩余，則通過(guò)網(wǎng)銀直接將應(yīng)付報(bào)銷(xiāo)款支付給員工，快速到賬。

移動(dòng)費(fèi)用管控，從根本上解決了員工報(bào)銷(xiāo)時(shí)間長(zhǎng)，備用金數(shù)額大，長(zhǎng)期得不到清理的問(wèn)題，為企業(yè)節(jié)省大筆資金占用。

姜冬梅經(jīng)理與記者分享了一家企業(yè)應(yīng)用案例。北京鳳凰假期國(guó)際旅行社有限公司是國(guó)家旅游局授權(quán)的特許經(jīng)營(yíng)中國(guó)公民出境旅游業(yè)務(wù)的國(guó)際旅行社，業(yè)務(wù)遍布全球。實(shí)施用友U8+全面費(fèi)用管控前后變化巨大。從沒(méi)有費(fèi)用預(yù)算到全員使用預(yù)算管控和網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)；費(fèi)用項(xiàng)目從30個(gè)細(xì)化到169個(gè)，從粗線(xiàn)條、包干制，只考核毛利到到精細(xì)化，定標(biāo)準(zhǔn)，考核人效比，上線(xiàn)一年時(shí)間就將費(fèi)用與銷(xiāo)售收入占比從8%降到6%，企業(yè)直接減少經(jīng)營(yíng)費(fèi)用4000萬(wàn)元。

最后，姜冬梅經(jīng)理講到，隨著社會(huì)化商業(yè)促進(jìn)社會(huì)化財(cái)務(wù)的發(fā)展，比如：電子發(fā)票，云報(bào)銷(xiāo)等互聯(lián)網(wǎng)新產(chǎn)物，U8+全面費(fèi)用管控方案全面支持。用友U8+始終和客戶(hù)在一起，不斷為企業(yè)持續(xù)降本增效服務(wù)。